Organisation fonctionnelle
La PH-RDC comprend les organes suivants :
- Assemblée Générale
- Conseil d’Administration, et
- Comité Exécutif de Coordination
- Commissariat aux comptes
- Assemblée Générale
L’Assemblée Générale est composée de tous les membres effectifs. Les autres membres y participent sur invitation du Conseil d’Administration, sans voix délibérative.
L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’Association. Elle est compétente notamment pour :
- Déterminer les orientations du Programme de l’Association;
- Adopter le cadre stratégique périodique ;
- Adopter le plan d’actions annuel ainsi que le budget prévisionnel des activités ;
- Elire ou révoquer les membres du Conseil d’Administration et des Commissaires aux Comptes
- Délibérer sur toute question figurant à l’ordre du jour et de toutes celles entrant dans l’objet de l’Association ;
- Modifier les statuts et dissoudre l’Association ;
- Statuer sur l’exclusion des membres
L’Assemblée Générale se tient une fois par an, en session ordinaire, dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice social. L’Assemblée Générale peut être convoquée en session extraordinaire soit à la demande du Conseil d’Administration, soit sur demande écrite d’au moins un quart des membres
- Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est composé comme suit :
- Un Président
- Un Vice-président
- Un Secrétaire
- Un Trésorier
- Des membres
Le Conseil d’Administration est l’organe de préparation, d’orientation, de contrôle et de suivi des décisions de l’Assemblée Générale.
Le Conseil d’Administration veille (ou s’occupe de) à :
- Mettre en place des procédures de gestion financière, comptable, de passation des marchés de services, travaux et fournitures ainsi que de gestion et suivi technique
- Définir l’organigramme de l’Association
- Fixer la procédure de sélection et de recrutement des cadres du Comité Exécutif de Coordination
- Procéder au recrutement des cadres du Comité Exécutif de Coordination, conformément à la procédure de recrutement préalablement établie dans le règlement intérieur
- Négocier et approuver les accords de financement ou de sponsoring avec les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs
- Comité Exécutif de Coordination
Le Comité Exécutif de Coordination est l’organe permanent de mise en oeuvre des activités de la plateforme, d’exécution des décisions et résolutions prises par l’Assemblée Générale, et le Conseil d’Administration. Le Comité Exécutif de Coordination rend compte de la gestion quotidienne de l’Association au Conseil d’Administration.
Le Comité Exécutif de Coordination est géré par un Coordonnateur.
- Commissariat aux comptes
Les membres effectifs PH-RDC ASBL peuvent contrôler la gestion du Conseil d’Administration. L’Assemblée Générale peut désigner parmi ses membres ou en dehors un ou deux Commissaires aux Comptes. Le Commissaire aux Comptes a un droit illimité de surveillance et de contrô1e des dépenses et des états financiers.
À ce titre, il peut avoir accès à tout moment, sans les déplacer, à tous les documents de comptabilité et de gestion et aux pièces justificatives des dépenses effectuées par ou pour le compte de la PH-RDC. Il vérifie les livres comptables, la caisse, la véracité des inventaires, des bilans, le respect des procédures.
Le Commissaire aux Comptes fait rapport de sa mission devant l’Assemblée Générale.
Ressources et comptes annuels
L’Association tire ses ressources des contributions de ses membres, des financements des partenaires, des dons et legs qu’elle reçoit librement.
Les comptes de l’association sont tenus conformément à la législation comptable en vigueur en République Démocratique du Congo. A la fin de chaque année, le Conseil d’Administration établit un inventaire, une balance des comptes, un compte d’exploitation, un tableau des ressources et emplois et un bilan. Il les soumet à l’Assemblée Générale ordinaire pour quitus.
Le Conseil d’Administration peut faire procéder à la fin de chaque exercice à un audit externe indépendant. Cet audit peut être exigé en cas d’existence d’une convention de financement avec un bailleur des fonds.
